0113-KDIPT1-3.4012.589.2026.1.JM

Interpretacja indywidualna – stanowisko w części prawidłowe i w części nieprawidłowe

Szanowni Państwo,

stwierdzam, że Państwa stanowisko w sprawie oceny skutków podatkowych opisanego stanu faktycznego w podatku od towarów i usług w zakresie nieujmowania faktur otrzymanych od Wspólnoty Mieszkaniowej w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT w odniesieniu do wydatków związanych wyłącznie z utrzymaniem Państwa lokalu jest nieprawidłowe, a w odniesieniu do wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej jest prawidłowe.

Zakres wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej

11 czerwca 2026 r. wpłynął Państwa wniosek z 8 czerwca 2026 r. o wydanie interpretacji indywidualnej, który dotyczy nieujmowania faktur otrzymanych od Wspólnoty Mieszkaniowej w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT.

Treść wniosku jest następująca:

Opis stanu faktycznego

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność gospodarczą pod firmą:, zwana dalej w skrócie Spółką, spółką jawną, stroną, lub wnioskodawcą, prowadzi działalność w zakresie usług księgowych oraz doradztwa podatkowego. Spółka jest właścicielem lokalu użytkowego o powierzchni w budynku wielomieszkalnym, który jest zarządzany przez Wspólnotę Mieszkaniową przy ulicy, zwaną dalej w skrócie Wspólnotą Mieszkaniową lub Wspólnotą. Opisany powyżej lokal użytkowy jest siedzibą Spółki oraz miejscem gdzie są wykonywane usługi przez stronę. Wspólnota Mieszkaniowa posiada numer identyfikacji podatkowej NIP:. W zakresie podatku od towarów i usług Wspólnota Mieszkaniowa nie jest podatnikiem VAT czynnym i nie składa deklaracji dla podatku od towarów i usług. Wspólnota stosownie do art. 14 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2021 r. poz. 1048 ze zm.) ponosi koszty, którymi to kosztami obciąża właścicieli lokali mieszkalnych oraz niemieszkalnych. Obciążając kosztami Spółkę Wspólnota dokumentuje powyższe obciążenie po dniu 01 kwietnia 2026 r. fakturą, zwaną dalej fakturą od Wspólnoty Mieszkaniowej, wskazując w przedmiotowej fakturze, iż np. czynności administrowania, koszty wspólne, wpłaty na fundusz remontowy itp., są zwolnione z opodatkowania podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 oraz art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Spółka opisane powyżej faktury otrzymywane od Wspólnoty Mieszkaniowej od dnia 01 kwietnia 2026 r. nie ujmuje w ewidencjach prowadzonych dla celów podatku od towarów i usług.

Pytanie

Czy na Spółce od miesiąca kwietnia 2026 r. spoczywa obowiązek ujmowania w ewidencji prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług faktur otrzymywanych od Wspólnoty Mieszkaniowej?

Państwa stanowisko w sprawie

Zdaniem strony, co do zasady Wspólnota Mieszkaniowa nie jest podatnikiem VAT w zakresie zarządu nieruchomością wspólną i w zakresie zaliczek wnoszonych przez właścicieli lokali mieszkalnych i lokali użytkowych. Wskazać należy, iż powyższe stanowisko wnioskodawcy potwierdził Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie w wyroku z dnia 17 maja 2023 r., sygn. akt III SA/Wa 511/23, utrzymanym w mocy wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 26 maja 2026 r., sygn. akt I FSK 1587/23. Z uwagi na powyższe należy uznać, iż Wspólnota błędnie dokumentuje koszty na rzecz Spółki fakturą, wskazując iż dokumentuje czynności zwolnione z opodatkowania. Dlatego też reasumując powyższe należy uznać, iż na Spółce od miesiąca kwietnia 2026 r. nie spoczywa obowiązek ujmowania w ewidencji prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług faktur otrzymywanych od Wspólnoty Mieszkaniowej.

Ocena stanowiska

Stanowisko, które przedstawili Państwo we wniosku w zakresie nieujmowania faktur otrzymanych od Wspólnoty Mieszkaniowej w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT w odniesieniu do wydatków związanych wyłącznie z utrzymaniem Państwa lokalu jest nieprawidłowe, a w odniesieniu do wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej jest prawidłowe.

Uzasadnienie interpretacji indywidualnej

W myśl art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zm.), zwanej dalej „ustawą”:

Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 albo art. 113a ust. 1, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku i sporządzenie informacji podsumowującej, w szczególności dane dotyczące:

1. rodzaju sprzedaży i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku należnego, w tym korekty podatku należnego, z podziałem na stawki podatku;

2. kwoty podatku naliczonego obniżającego kwotę podatku należnego, w tym korekty podatku naliczonego;

3. kontrahentów;

4. dowodów sprzedaży i zakupów.

Zgodnie natomiast z art. 109 ust. 3b ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 1, są obowiązani przesyłać, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c, za każdy miesiąc do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, łącznie z deklaracją podatkową, w terminie do złożenia tej deklaracji.

Stosownie do art. 109 ust. 3c ustawy:

Podatnicy, o których mowa w art. 99 ust. 2 i 3, są obowiązani przesyłać do urzędu skarbowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej, ewidencję, o której mowa w ust. 3, na zasadach określonych w art. 99 ust. 11c:

1. za pierwszy i drugi miesiąc danego kwartału - w terminie do 25. dnia miesiąca następującego odpowiednio po każdym z tych miesięcy;

2. za ostatni miesiąc danego kwartału, łącznie z deklaracją - w terminie do złożenia tej deklaracji.

Na mocy art. 109 ust. 8a ustawy:

Ewidencja, o której mowa w ust. 3, prowadzona jest w postaci elektronicznej przy użyciu programów komputerowych.

Art. 109 ust. 14 ustawy stanowi, że:

Minister właściwy do spraw finansów publicznych określi, w drodze rozporządzenia, szczegółowy zakres danych, o których mowa w ust. 3, oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z ust. 3b i 3c, uwzględniając konieczność zapewnienia prawidłowości rozliczeń podatników oraz kontroli obowiązków podatników przez organ podatkowy, identyfikowania obszarów, w których występują nadużycia w podatku lub narażonych na te nadużycia, oraz możliwości techniczno-organizacyjne prowadzenia przez podatników ewidencji.

Na podstawie ww. delegacji ustawowej zostało wydane rozporządzenie Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z dnia 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (t. j. Dz. U. poz. 1988 ze zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”. W rozporządzeniu określony został szczegółowy zakres danych zawartych m.in. w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy.

Jak wynika z § 1 ust. 1 rozporządzenia:

Rozporządzenie określa:

1. szczegółowy zakres danych zawartych w:

a) deklaracjach podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, zwanej dalej „ustawą”,

b) ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy, zwanej dalej „ewidencją”;

2. objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji podatkowych, o których mowa w art. 99 ust. 1-3 ustawy, zwanych dalej „deklaracjami”, oraz niezbędne pouczenia, a także sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy.

Zgodnie z § 1 ust. 2 rozporządzenia:

Objaśnienia co do sposobu wypełniania i miejsca składania deklaracji oraz sposób wykazywania danych w ewidencji przesyłanej zgodnie z art. 109 ust. 3b i 3c ustawy określa załącznik do rozporządzenia.

Według § 11 ust. 1 rozporządzenia:

Ewidencja zawiera następujące dane pozwalające na prawidłowe rozliczenie podatku naliczonego:

1. wartość netto oraz wysokość podatku naliczonego przysługującego do odliczenia z podstaw określonych w art. 86 ust. 2 ustawy, na warunkach określonych w ustawie, w podziale na nabycie towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych oraz nabycie pozostałych towarów i usług;

2. wysokość podatku naliczonego wynikającą z korekt podatku naliczonego, o których mowa w art. 90a-90c oraz art. 91 ustawy, w podziale na korektę podatku naliczonego od:

a) nabycia towarów i usług zaliczanych u podatnika do środków trwałych,

b) nabycia pozostałych towarów i usług;

3. wysokość podatku naliczonego wynikającą z korekt podatku naliczonego, o których mowa w art. 89b ust. 1 i 4 ustawy;

4. kwoty nabycia:

a) towarów i usług nabytych od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty,

b) towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy.

W pkt II załącznika do rozporządzenia „Sposób wykazywania danych w ewidencji” wskazano w ust. 6, że:

Podatnik wykazuje w ewidencji dane pozwalające na rozliczenie podatku naliczonego tylko w takim zakresie, w jakim przysługuje mu prawo do odliczenia podatku naliczonego od podatku należnego lub zwrot podatku naliczonego, na zasadach określonych w przepisach art. 86-92 ustawy, z uwzględnieniem przepisów wykonawczych, w danym okresie rozliczeniowym.

Należy zauważyć, że ustawodawca jednoznacznie wskazał jakie dane powinny się znajdować w ewidencji prowadzonej dla celów podatku od towarów i usług.

Z powołanych powyżej przepisów wynika, że w ewidencji, o której mowa w art. 109 ust. 3 ustawy, ujmuje się dane z faktur zakupu, w stosunku do których podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Nie wykazuje się zatem w ewidencji VAT danych z faktur zakupu w zakresie w jakim podatnikowi nie przysługuje to uprawnienie.

Z opisu sprawy wynika, że Spółka prowadzi działalność w zakresie usług księgowych oraz doradztwa podatkowego. Spółka jest właścicielem lokalu użytkowego w budynku wielomieszkalnym, który jest zarządzany przez Wspólnotę Mieszkaniową. Lokal użytkowy jest siedzibą Spółki oraz miejscem gdzie są wykonywane usługi przez stronę. Wspólnota Mieszkaniowa nie jest podatnikiem VAT czynnym i nie składa deklaracji dla podatku od towarów i usług. Wspólnota ponosi koszty, którymi to kosztami obciąża właścicieli lokali mieszkalnych oraz niemieszkalnych. Obciążając kosztami Spółkę Wspólnota dokumentuje powyższe obciążenie po dniu 01 kwietnia 2026 r. fakturą, wskazując w przedmiotowej fakturze, iż np. czynności administrowania, koszty wspólne, wpłaty na fundusz remontowy itp., są zwolnione z opodatkowania podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 oraz art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Państwa wątpliwości dotyczą nieujmowania faktur otrzymanych od Wspólnoty Mieszkaniowej w ewidencji prowadzonej dla celów podatku VAT.

Stosownie do art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy:

Opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, zwanym dalej „podatkiem”, podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.

W myśl art. 7 ust. 1 ustawy:

Przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (…).

Jak stanowi art. 8 ust. 1 ustawy:

Przez świadczenie usług, o którym mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się każde świadczenie na rzecz osoby fizycznej, osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej, które nie stanowi dostawy towarów w rozumieniu art. 7, w tym również:

1. przeniesienie praw do wartości niematerialnych i prawnych, bez względu na formę, w jakiej dokonano czynności prawnej;

2. zobowiązanie do powstrzymania się od dokonania czynności lub do tolerowania czynności lub sytuacji;

3. świadczenie usług zgodnie z nakazem organu władzy publicznej lub podmiotu działającego w jego imieniu lub nakazem wynikającym z mocy prawa.

Nie każda jednak czynność stanowiąca dostawę towarów lub świadczenie usług w rozumieniu art. 5 ustawy podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług.

Analizując bowiem powyższe przepisy stwierdzić należy, że dostawa towarów lub świadczenie usług podlegać będą opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług wyłącznie wówczas, gdy dokonywane będą przez podmiot mający status podatnika, a dodatkowo działającego w takim charakterze w odniesieniu do danej transakcji.

Jedną z generalnych zasad na gruncie podatku od towarów i usług jest bowiem to, że czynności wymienione w art. 5 ust. 1 ustawy podlegają opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług, gdy wykonane są przez podatnika.

Należy zauważyć, że zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy:

Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, o której mowa w ust. 2, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.

Z powołanego przepisu wynika, że w rozumieniu ustawy o VAT podatnikami mogą być osoby prawne, osoby fizyczne jak również jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej.

Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy:

Działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Należy wskazać, że definicja działalności gospodarczej, zawarta w ustawie, ma charakter uniwersalny, pozwalający na objęcie pojęciem „podatnik” tych wszystkich podmiotów, które prowadzą określoną działalność, występując w profesjonalnym obrocie gospodarczym.

Z konstrukcji podatku od towarów i usług wynika, że usługą jest tylko takie świadczenie, w przypadku którego istnieje bezpośredni konsument, odbiorca świadczenia odnoszący z niego korzyść (choćby potencjalną). Podatek od towarów i usług obciąża konsumpcję, czyli dopóki nie ma kogoś, kto odnosiłby lub powinien odnosić konkretne (wymierne) korzyści o charakterze majątkowym wiążące się z danym świadczeniem, dopóty świadczenie to nie będzie usługą, ponieważ nie ma wówczas żadnej konsumpcji. Odbiorcą świadczenia musi być inny podmiot niż wykonujący usługę.

Przy czym, jak stanowi art. 8 ust. 2a ustawy:

W przypadku gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.

Przepis ten jest źródłem praw i obowiązków podatników w odniesieniu do świadczeń określanych mianem „odsprzedaży” lub „refakturowania” usług. W związku z tym należy stwierdzić, że nabycie usług oraz ich późniejsza odsprzedaż (z marżą czy bez) powinny być zawsze traktowane jako dwie odrębne transakcje usługowe.

Na podstawie art. 2 pkt 6 ustawy:

Ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o towarach – rozumie się przez to rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Zgodnie z cytowanym art. 2 pkt 6 ustawy, towarami są m.in. wszelkie postacie energii, w tym energii elektrycznej, gazu i energii cieplnej oraz chłodniczej.

Oznacza to, że w przypadku wykonywania świadczeń dotyczących tych mediów na gruncie podatku od towarów i usług będziemy mieć do czynienia z dostawą towarów. Jeśli chodzi o inne media (objęte zakresem opodatkowania), będzie to świadczenie usług.

Zasady działania wspólnoty mieszkaniowej, opierają się na ustawie z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (t. j. Dz. U. z 2026 r. poz. 232).

Stosownie do art. 1 ust. 1 ustawy o własności lokali:

Ustawa określa sposób ustanawiania odrębnej własności samodzielnych lokali mieszkalnych, lokali o innym przeznaczeniu, prawa i obowiązki właścicieli tych lokali oraz zarząd nieruchomością wspólną.

Z powyższego przepisu wynika, że postanowienia ww. ustawy o własności lokali odnoszą się zarówno do lokali mieszkalnych, jak też do lokali o innym przeznaczeniu, tzw. lokali użytkowych.

W myśl art. 6 ustawy o własności lokali:

Ogół właścicieli, których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości, tworzy wspólnotę mieszkaniową. Wspólnota mieszkaniowa może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozwana.

Przepis ten nadaje wspólnocie przymiot jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej. Wspólnota jest odrębnym od członków wspólnoty podmiotem praw i obowiązków, a tym samym działając w ramach przyznanej zdolności prawnej może nabywać prawa i obowiązki do własnego majątku.

Jednostka, która powstała w oparciu o przepis art. 6 ww. ustawy o własności lokali, posiada określoną strukturę, w której skład wchodzą właściciele lokali, którzy są zobowiązani do określonych zachowań oraz czynności wynikających z tej ustawy.

Na podstawie art. 12 ustawy o własności lokali:

1. Właściciel lokalu ma prawo do współkorzystania z nieruchomości wspólnej zgodnie z jej przeznaczeniem.

2. Pożytki i inne przychody z nieruchomości wspólnej służą pokrywaniu wydatków związanych z jej utrzymaniem, a w części przekraczającej te potrzeby przypadają właścicielom lokali w stosunku do ich udziałów. W takim samym stosunku właściciele lokali ponoszą wydatki i ciężary związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej w części nieznajdującej pokrycia w pożytkach i innych przychodach.

3. Uchwała właścicieli lokali może ustalić zwiększenie obciążenia z tego tytułu właścicieli lokali użytkowych, jeżeli uzasadnia to sposób korzystania z tych lokali.

Zgodnie z art. 13 ust. 1 ustawy o własności lokali:

Właściciel ponosi wydatki związane z utrzymaniem jego lokalu, jest obowiązany utrzymywać swój lokal w należytym stanie, przestrzegać porządku domowego, uczestniczyć w kosztach zarządu związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, korzystać z niej w sposób nieutrudniający korzystania przez innych współwłaścicieli oraz współdziałać z nimi w ochronie wspólnego dobra.

Z ww. przepisu wynika, że istnieją dwa rodzaje obowiązków członków wspólnoty związane z nieruchomością wspólną oraz związane z odrębną własnością lokalu.

Jak stanowi art. 14 ustawy o własności lokali:

Na koszty zarządu nieruchomością wspólną składają się w szczególności:

1. wydatki na remonty i bieżącą konserwację;

2. opłaty za dostawę energii elektrycznej i cieplnej, gazu i wody, w części dotyczącej nieruchomości wspólnej, oraz opłaty za antenę zbiorczą i windę;

3. ubezpieczenia, podatki i inne opłaty publicznoprawne, chyba że są pokrywane bezpośrednio przez właścicieli poszczególnych lokali;

4. wydatki na utrzymanie porządku i czystości;

5. wynagrodzenie członków zarządu lub zarządcy.

Przepis art. 15 ust. 1 ustawy o własności lokali wskazuje, że:

Na pokrycie kosztów zarządu właściciele lokali uiszczają zaliczki w formie bieżących opłat, płatne z góry do dnia 10 każdego miesiąca.

Zgodnie z art. 17 ustawy o własności lokali:

Za zobowiązania dotyczące nieruchomości wspólnej odpowiada wspólnota mieszkaniowa bez ograniczeń, a każdy właściciel lokalu - w części odpowiadającej jego udziałowi w tej nieruchomości.

Zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Stosownie do przepisu art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy:

Podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem.

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającymi zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), która powinna spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa. Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze, czyli w istocie stwierdza fakt dostawy określonych towarów lub świadczenia usług. Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi. Faktura jest więc dokumentem stwierdzającym wystąpienie u podatnika okoliczności powodujących powstanie obowiązku podatkowego.

Faktura pełni szczególną rolę dowodową w prawidłowym wymiarze podatku od towarów i usług, dlatego też istotne jest prawidłowe oznaczenie wszystkich jej elementów.

Jak wynika z powołanych wyżej przepisów ustawy o własności lokali, właściciele zobowiązani są do uczestnictwa w kosztach zarządu związanych z nieruchomością oraz do ponoszenia wydatków związanych z utrzymaniem własnych lokali. Właściciele lokali ponoszą koszty zarządu związane z utrzymaniem nieruchomości wspólnej oraz wydatki związane z utrzymaniem swoich lokali obejmujące dostawę mediów do tych lokali, w tym wody oraz odprowadzanie ścieków, ciepła.

W przypadku, gdy wydatki ponoszone są przez właściciela wyłącznie w związku z odrębną własnością lokalu (tj. wydatki związane z utrzymaniem lokalu, obejmujące dostawę mediów do tego lokalu), Wspólnota nabywa towary i usługi w swoim imieniu, jednakże na rzecz właścicieli poszczególnych lokali, którzy na poczet tych zakupów dokonują stosownych wpłat. Wspólnota zakupując towary i usługi, które przyporządkowuje następnie do poszczególnych lokali, dokonuje ich odsprzedaży właścicielom lokali, bowiem ostatecznym nabywcą towarów i konsumentem usług w ramach udostępniania mediów w nieruchomości wchodzącej w skład wspólnoty jest właściciel lokalu w odniesieniu do lokalu. Wspólnota zakupując towary i usługi, które przyporządkowuje następnie do poszczególnych lokali, dokonuje ich odsprzedaży właścicielom lokali.

W sytuacji takiej środki, które są uiszczane przez właścicieli poszczególnych lokali (będących członkami tej wspólnoty) na ich utrzymanie, stanowią zapłatę za odsprzedawane im przez wspólnotę towary i usługi. W związku z tym, w odniesieniu do rozliczania wydatków związanych z utrzymaniem poszczególnych lokali (ponoszonych m.in. z tytułu zakupu przez wspólnotę towarów i usług do tych lokali) zastosowanie znajdą przepisy ustawy o podatku od towarów i usług.

W związku z powyższym należy stwierdzić, że wspólnota dokonując na Państwa rzecz (będącego członkiem tej wspólnoty) odsprzedaży (zakupionych uprzednio w tym celu towarów i usług), związanych wyłącznie z utrzymaniem Państwa lokalu, działa w ww. zakresie jako podatnik podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, prowadzący działalność gospodarczą, w myśl art. 15 ust. 2 ustawy. W sytuacji takiej środki, które są uiszczane przez Państwa jako właściciela lokalu (będącego członkiem tej wspólnoty) na jego utrzymanie, stanowią zapłatę za odsprzedawane Państwu przez wspólnotę towary i usługi. W konsekwencji należy stwierdzić, że obciążanie Państwa jako członka wspólnoty zaliczkami na pokrycie kosztów utrzymania Państwa lokalu stanowi odpłatną dostawę towarów i świadczenie usług w myśl art. 7 ust. 1 i art. 8 ust. 1 w zw. z art. 8 ust. 2a ustawy.

Natomiast, w przypadku nabycia towarów i usług w ramach zarządu nieruchomością wspólną, wspólnota, będąc jednostką odrębną od właścicieli lokali, nabywając towary i usługi dla celów nieruchomości wspólnej, nie wykonuje żadnych czynności na rzecz właścicieli, ponieważ w takim przypadku działa w imieniu własnym i na własny rachunek. Działa wtedy jako podmiot stosunków zobowiązaniowych wynikających z zarządu nieruchomością wspólną, którego działanie jest jedynie finansowane przez właścicieli wyodrębnionych lokali mieszkalnych mających udziały w nieruchomości wspólnej.

W związku z tym, odbiorcą nabywanych towarów i usług jest – jako odrębny od jej członków podmiot prawa – wspólnota. Ponieważ występuje ona jako ostateczny konsument, nie świadczy więc w tym zakresie żadnych czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na rzecz właścicieli odrębnych lokali, w tym Państwa.

Zatem w przypadku ponoszenia kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej wspólnota mieszkaniowa nie działa w charakterze podatnika w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, prowadzącego działalność gospodarczą, w myśl art. 15 ust. 2 ustawy.

W tym miejscu należy wskazać, że zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy:

W zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi, o którym mowa w art. 15, przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, z zastrzeżeniem art. 114, art. 119 ust. 4, art. 120 ust. 17 i 19 oraz art. 124.

Zgodnie z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy:

Kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu:

a) nabycia towarów i usług,

b) dokonania całości lub części zapłaty przed nabyciem towaru lub wykonaniem usługi.

Ustawodawca zapewnił zatem podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno, tzw. przesłanek pozytywnych, to jest m.in. tego, że zakupy będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy.

Z powyższego wynika, że prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn. odliczenia tego dokonuje podatnik podatku od towarów i usług oraz gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do czynności opodatkowanych. Warunkiem umożliwiającym podatnikowi skorzystanie z prawa do odliczenia podatku naliczonego jest niewątpliwy i bezsporny związek zakupów z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi, tzn. których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

W myśl art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy:

Nie stanowią podstawy do obniżenia podatku należnego oraz zwrotu różnicy podatku lub zwrotu podatku naliczonego faktury i dokumenty celne w przypadku, gdy transakcja udokumentowana fakturą nie podlega opodatkowaniu albo jest zwolniona od podatku.

Wskazali Państwo, że Wspólnota ponosi koszty, którymi obciąża właścicieli lokali mieszkalnych oraz niemieszkalnych, a obciążając kosztami Spółkę dokumentuje powyższe obciążenie fakturą, wskazując w przedmiotowej fakturze, iż np. czynności administrowania, koszty wspólne, wpłaty na fundusz remontowy itp., są zwolnione z opodatkowania podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 43 ust. 1 oraz art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.

Jak wyżej wskazałem, wspólnota w odniesieniu do rozliczania wydatków związanych wyłącznie z utrzymaniem Państwa lokalu (dokonując na Państwa rzecz odsprzedaży zakupionych uprzednio w tym celu towarów i usług), działa jako podatnik podatku od towarów i usług w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, prowadzący działalność gospodarczą, w myśl art. 15 ust. 2 ustawy. Zatem, w sytuacji gdy powyższe obciążenia są przez Wspólnotę dokumentowane fakturą na Państwa rzecz i są zwolnione od podatku, to nie mają Państwo prawa do odliczenia podatku naliczonego z takich faktur, co wynika z art. 88 ust. 3a pkt 2 ustawy. W konsekwencji, skoro z tytułu wydatków udokumentowanych fakturą nie przysługuje Państwu prawo do odliczenia podatku naliczonego, to ww. wydatki nie podlegają wykazaniu w ewidencji VAT.

Natomiast, w odniesieniu do ponoszenia przez Państwa kosztów związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej, to jak wyżej wskazałem w ramach zarządu nieruchomością wspólną wspólnota mieszkaniowa nie działa w charakterze podatnika w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy, prowadzącego działalność gospodarczą, w myśl art. 15 ust. 2 ustawy i nie świadczy w tym zakresie żadnych czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług na rzecz właścicieli odrębnych lokali, w tym Państwa. Zatem, w zakresie tych czynności brak jest podstaw do udokumentowania ich fakturami i te ww. wydatki nie podlegają wykazaniu w ewidencji VAT.

Wobec powyższego, Państwa stanowisko w odniesieniu do nieujmowania w ewidencji otrzymanych od Wspólnoty faktur w zakresie jakim dokumentują wydatki związane wyłącznie z utrzymaniem Państwa lokalu z uwagi na odmienną argumentację uznałem za nieprawidłowe. Natomiast, w odniesieniu do wydatków związanych z utrzymaniem nieruchomości wspólnej Państwa stanowisko jest prawidłowe.

Dodatkowe informacje

Informacja o zakresie rozstrzygnięcia

Interpretacja dotyczy stanu faktycznego, który Państwo przedstawili i stanu prawnego, który obowiązywał w dacie zaistnienia zdarzenia.

Zgodnie z art. 14b § 3 Ordynacji podatkowej, składający wniosek o wydanie interpretacji indywidualnej obowiązany jest do wyczerpującego przedstawienia zaistniałego stanu faktycznego albo zdarzenia przyszłego. Jestem ściśle związany przedstawionym we wniosku stanem faktycznym. Ponoszą Państwo ryzyko związane z ewentualnym błędnym lub nieprecyzyjnym przedstawieniem we wniosku opisu stanu faktycznego. Interpretacja indywidualna wywołuje skutki prawnopodatkowe tylko wtedy, o ile rzeczywisty stan faktyczny sprawy będącej przedmiotem interpretacji pokrywał się będzie z opisem stanu faktycznego podanym przez Państwa w złożonym wniosku. W związku z powyższym, w przypadku zmiany któregokolwiek elementu przedstawionego we wniosku opisu sprawy, wydana interpretacja traci swoją aktualność.

Zauważyć należy, że stosownie do art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej na wniosek zainteresowanego, wydaje w jego indywidualnej sprawie, interpretację przepisów prawa podatkowego (interpretację indywidualną). Zaznaczam tym samym, że niniejsza interpretacja dotyczy wyłącznie Państwa i tylko w stosunku do Państwa może wywołać określone przepisami skutki prawne.

Pouczenie o funkcji ochronnej interpretacji

· Funkcję ochronną interpretacji indywidualnych określają przepisy art. 14k-14nb ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 622 ze zm.). Interpretacja będzie mogła pełnić funkcję ochronną, jeśli Państwa sytuacja będzie zgodna (tożsama) z opisem stanu faktycznego i zastosują się Państwo do interpretacji.

· Zgodnie z art. 14na § 1 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n Ordynacji podatkowej nie stosuje się, jeśli stan faktyczny lub zdarzenie przyszłe będące przedmiotem interpretacji indywidualnej jest elementem czynności, które są przedmiotem decyzji wydanej:

1. z zastosowaniem art. 119a;

2. w związku z wystąpieniem nadużycia prawa, o którym mowa w art. 5 ust. 5 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług;

3. z zastosowaniem środków ograniczających umowne korzyści.

· Zgodnie z art. 14na § 2 Ordynacji podatkowej:

Przepisów art. 14k-14n nie stosuje się, jeżeli korzyść podatkowa, stwierdzona w decyzjach wymienionych w § 1, jest skutkiem zastosowania się do utrwalonej praktyki interpretacyjnej, interpretacji ogólnej lub objaśnień podatkowych.

Pouczenie o prawie do wniesienia skargi na interpretację

Mają Państwo prawo do zaskarżenia tej interpretacji indywidualnej do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Zasady zaskarżania interpretacji indywidualnych reguluje ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 143 ze zm.; dalej jako „PPSA”).

Skargę do Sądu wnosi się za pośrednictwem Dyrektora KIS (art. 54 § 1 PPSA). Skargę należy wnieść w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia interpretacji indywidualnej (art. 53 § 1 PPSA):

· w formie papierowej, w dwóch egzemplarzach (oryginał i odpis) na adres: Krajowa Informacja Skarbowa, ul. Warszawska 5, 43-300 Bielsko-Biała (art. 47 § 1 PPSA), albo

· w formie dokumentu elektronicznego, w jednym egzemplarzu (bez odpisu), na adres Krajowej Informacji Skarbowej na platformie ePUAP: /KIS/wnioski albo /KIS/SkrytkaESP (art. 47 § 3 i art. 54 § 1a PPSA).

Skarga na interpretację indywidualną może opierać się wyłącznie na zarzucie naruszenia przepisów postępowania, dopuszczeniu się błędu wykładni lub niewłaściwej oceny co do zastosowania przepisu prawa materialnego. Sąd jest związany zarzutami skargi oraz powołaną podstawą prawną (art. 57a PPSA).

Podstawa prawna dla wydania interpretacji

Podstawą prawną dla wydania tej interpretacji jest art. 13 § 2a oraz art. 14b § 1 Ordynacji podatkowej.