Polityka prywatności

Ten dokument opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies w serwisie AnyLawyer (dostępnym pod adresem: https://anylawyer.com/), w ramach którego udostępniamy Oprogramowanie: aplikację internetową, dodatek do Microsoft Word oraz integracje, w tym API i serwer MCP dla zewnętrznych asystentów AI.

§1. Jak skontaktować się z administratorem danych

ANYLAWYER PROSTA SPÓŁKA AKCYJNA z siedzibą w Poznaniu, pod adresem: ul. Pastelowa 4, 60-198 Poznań, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy Poznań – Nowe Miasto i Wilda w Poznaniu, VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS: 0001223474, NIP: 7792601628, REGON: 529369986, o kapitale akcyjnym w wysokości 1 000 000,00 zł. W sprawach dotyczących ochrony danych oraz Twoich uprawnień, zachęcamy do kontaktu pod adresem: hello@anylawyer.com lub drogą pocztową.

§2. Podstawy przetwarzania danych osobowych

Zbierając dane osobowe, zawsze informujemy o podstawie prawnej ich przetwarzania. Wynika ona z przepisów RODO (Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych)). Gdy informujemy o:

• art. 6 ust. 1 lit. a) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe na podstawie otrzymanej zgody,
• art. 6 ust. 1 lit. b) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe, ponieważ są one niezbędne do wykonania umowy lub do podjęcia działań przed jej zawarciem, na otrzymane żądanie,
• art. 6 ust. 1 lit. c) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe w celu wypełnienia obowiązku prawnego,
• art. 6 ust. 1 lit. f) RODO - oznacza to, że przetwarzamy dane osobowe na podstawie naszych prawnie uzasadnionych interesów.

§3. Kategorie osób, których dane dotyczą (podmiotów danych)

W ramach Serwisu przetwarzane są dane osobowe Użytkowników Serwisu tj.

1. Klientów zawierających umowę korzystania z Oprogramowania lub osoby reprezentujące Klienta przy zawarciu lub realizacji umowy, w tym wskazanych jako osoby upoważnione do działania w imieniu i na rzecz Klienta,
2. Użytkowników Oprogramowania - osób wskazanych przez Klienta jako upoważnione do korzystania z Oprogramowania,
3. Odwiedzających Serwis, w tym potencjalnych klientów zainteresowanych zawarciem umowy w przedmiocie korzystania z Oprogramowania oraz osób, które kontaktują się z nami (np. przez czat w Serwisie, e-mail lub formularz zgłoszeniowy),
4. osób, których dane znajdują się w publicznych źródłach prawa udostępnianych w Serwisie (orzeczeniach, decyzjach, aktach prawnych i rejestrach publicznych) - szczegóły w §6.

Odrębną grupę stanowią osoby, których dane znajdują się w materiałach przetwarzanych w Oprogramowaniu przez Klientów. W tym zakresie działamy jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta - szczegóły w §5.

§4. Cele przetwarzania danych osobowych

Przetwarzanie danych osobowych zawsze następuje w ściśle określonym celu. W ramach funkcjonowania Serwisu są to następujące cele:

Cel przetwarzania	Podmiot danych	Kategorie danych	Podstawa prawna przetwarzania	Okres retencji
Założenie konta (zawarcie i realizacja umowy, w tym w wersji demo)	Klient	dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail)	art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest realizacja umowy wymagająca przetwarzania danych podmiotu danych działającego w imieniu i na rzecz strony umowy)	do czasu zrealizowania wszystkich obowiązków wynikających z umowy (w tym w zakresie okresu przechowywania kopii zapasowych)
Realizacja obowiązków prawnych, w tym rozliczenia podatkowe	Klient	dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail)	art. 6 ust. 1 lit. c) RODO: realizacja obowiązków podatkowych (wystawianie faktur VAT, prowadzenie dokumentacji księgowej) realizacja obowiązków wynikających z Aktu o usługach cyfrowych (DSA)	przez czas trwania prawnego obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej do czasu osiągnięcia celów wynikających z przepisów DSA
Udostępnienie Oprogramowania do korzystania	Użytkownik Oprogramowania	dane konta (imię, nazwisko, adres e-mail, zdjęcie profilowe, organizacja i rola w organizacji oraz numer telefonu, jeśli został podany), dane logowania i metadane urządzenia pochodzące z naszego systemu uwierzytelniania (np. adres IP, rodzaj przeglądarki, daty logowania), ustawienia konta oraz informacje o usługach połączonych przez Użytkownika (np. Google Drive, Microsoft OneDrive i SharePoint, serwery MCP)	art. 6 ust. 1 lit. b) i f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest realizacja umowy wymagająca przetwarzania danych podmiotu danych działającego w imieniu i na rzecz strony umowy)	do czasu zrealizowania wszystkich obowiązków wynikających z umowy (w tym w zakresie okresu przechowywania kopii zapasowych)
Kontakt i obsługa zgłoszeń (czat w Serwisie, e-mail, formularze zgłoszeniowe)	Użytkownik Serwisu	dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma/instytucja, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, adres e-mail, nr telefonu), dane zamieszczone w treści komunikatu	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest udzielenie odpowiedzi i utrzymanie kontaktu na żądanie Użytkownika), a w przypadku formularza zgłoszeniowego także zgoda na kontakt wyrażona w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a) RODO)	do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych lub cofnięcia zgody
Obsługa relacji z Klientami i wsparcie we wdrożeniu Oprogramowania	Klient, Użytkownik Oprogramowania, Odwiedzający Serwis, który przesłał zgłoszenie	imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa organizacji, zajmowane stanowisko, informacje o przebiegu współpracy	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest obsługa relacji z Klientami i osobami zainteresowanymi Oprogramowaniem)	do czasu zakończenia współpracy lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Analityka, nagrania sesji i diagnostyka błędów - poprawa jakości Serwisu i Oprogramowania	Użytkownik Serwisu	dane o sposobie korzystania z Serwisu i Oprogramowania (np. odwiedzane podstrony, kliknięcia, zdarzenia w aplikacji, źródło wejścia), nagrania sesji, informacje o błędach, adres IP i przybliżona lokalizacja ustalona na jego podstawie, informacje o urządzeniu i przeglądarce, a w przypadku zalogowanych Użytkowników także identyfikator konta, adres e-mail oraz nazwa organizacji i rola w niej	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest analiza sposobu korzystania z Serwisu i Oprogramowania, wykrywanie i usuwanie błędów oraz rozwój Oprogramowania)	nagrania sesji - 30 dni pozostałe dane - do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych lub utraty ich przydatności
Zapewnienie bezpieczeństwa Serwisu i Oprogramowania	Użytkownik Serwisu	logi serwera (adres IP, data i czas żądania, adres odwiedzanej podstrony, informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym)	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie bezpieczeństwa i ciągłości działania Serwisu, w tym ochrona przed atakami i nadużyciami)	30 dni
Udostępnianie w Serwisie publicznych źródeł prawa	osoby, których dane znajdują się w publicznych źródłach prawa	dane ujawnione w publikacji źródłowej (np. imiona, nazwiska i funkcje sędziów, członków składów orzekających i pełnomocników, nazwy przedsiębiorców, dane z rejestrów publicznych)	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest udostępnianie informacji prawnej)	przez okres udostępniania dokumentu w Serwisie lub do czasu zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Ochrona prawna roszczeń/obrona prawna przed roszczeniami wynikającymi z udostępniania Serwisu	Klient, Użytkownik Oprogramowania, Użytkownik Serwisu	dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, adres prowadzenia działalności, zajmowane stanowisko/pełniona funkcja, numer telefonu, adres e-mail) i wszelkie inne dane osobowe, które związane są ze świadczeniem Usługi	art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie możliwości ustalenia/dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wynikającymi z udostępnienia Serwisu)	do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z odpowiednich przepisów lub zgłoszenia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych

Korzystamy również z plików cookies oraz podobnych technologii (np. logów serwera). Służą one do zapewnienia poprawnego działania i bezpieczeństwa Serwisu oraz do analizy sposobu korzystania z niego. Więcej szczegółów na ten temat znajdziesz w §9.

§5. Dane w materiałach przetwarzanych przez Klientów

Klienci i Użytkownicy Oprogramowania umieszczają w nim dokumenty, pytania, wiadomości, nagrania i inne materiały, które mogą zawierać dane osobowe innych osób (np. klientów kancelarii, stron postępowań, pracowników lub kontrahentów). Mogą też zlecić monitorowanie wskazanych podmiotów w rejestrach publicznych (np. KRS, CEIDG). Administratorem tych danych jest Klient. Przetwarzamy je w jego imieniu jako podmiot przetwarzający, wyłącznie w celu świadczenia usług i na zasadach określonych w umowie z Klientem. Osoby, których dotyczą te dane, mogą realizować swoje prawa u Klienta.

Jak przetwarzamy te materiały:

• przechowujemy je w infrastrukturze Amazon Web Services w regionie Frankfurt (Niemcy), a fragmenty dokumentów i ich reprezentacje wektorowe (embeddingi) w indeksie wyszukiwania Turbopuffer, również we Frankfurcie;
• treści potrzebne do przygotowania odpowiedzi, analizy dokumentu, rozpoznania tekstu w skanach (OCR) lub transkrypcji nagrania przetwarzają modele AI dostawców wymienionych w §7: u Klientów z płatną umową modele Azure OpenAI w regionach UE, a w okresach próbnych i pilotażach (PoC) modele OpenAI;
• dostawcy modeli AI nie wykorzystują przekazanych treści do trenowania swoich modeli, a my nie wykorzystujemy ich do trenowania ani ulepszania modeli AI;
• usunięcie dokumentu usuwa jego plik, wyodrębnioną treść i wpisy w indeksie wyszukiwania, a usunięcie organizacji powoduje trwałe usunięcie jej danych; kopie zapasowe wygasają w cyklu ich rotacji.

§6. Dane z publicznych źródeł prawa

W Serwisie udostępniamy publiczne źródła prawa pobrane z oficjalnych serwisów organów publicznych, m.in. orzeczenia sądów i trybunałów (np. Sądu Najwyższego, sądów administracyjnych, Trybunału Konstytucyjnego), orzeczenia Krajowej Izby Odwoławczej, decyzje i inne rozstrzygnięcia organów (np. Prezesa UOKiK, Prezesa UODO, KNF), interpretacje podatkowe, akty prawne i ich projekty oraz dane z rejestrów publicznych. Mogą one zawierać dane osobowe, np. imiona i nazwiska sędziów, pełnomocników lub przedsiębiorców. Przetwarzamy je w zakresie, w jakim zostały opublikowane przez źródło, w celu udostępniania informacji prawnej. Jeżeli Twoje dane znajdują się w takim dokumencie, możesz skorzystać z uprawnień opisanych w §8, w tym wnieść sprzeciw, pisząc na adres hello@anylawyer.com.

§7. Informacje o odbiorcach danych i transferze danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

Kto może mieć dostęp do Twoich danych? Twoje dane przekazujemy tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji naszych usług. Odbiorcami mogą być:

• nasze spółki powiązane, które pomagają nam rozwijać System;
• podmioty wspierające naszą działalność: dostawcy usług IT (w tym wymienieni w tabeli poniżej), firmy księgowe oraz doradcy prawni;
• organy publiczne, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Gdzie przetwarzamy dane? Infrastrukturę Serwisu (aplikację, bazę danych, pliki i kopie zapasowe) utrzymujemy w Amazon Web Services w regionie Frankfurt (Niemcy). Część naszych dostawców przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (EOG), m.in. w USA. Dokładamy należytej staranności, aby transfer następował do krajów i podmiotów zapewniających odpowiedni stopień ochrony danych osobowych:

1. co wynikać może z decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni poziom ochrony danych osobowych kraju, do którego może nastąpić transfer;
2. z wykorzystaniem standardowych klauzul umownych, pod warunkiem oceny, że kraj, do którego ma nastąpić transfer, gwarantuje należyte zabezpieczenia oraz obowiązują w nim egzekwowalne prawa osób, których dane dotyczą i skuteczne środki ochrony prawnej;
3. w związku z certyfikacją odbiorcy danych w ramach programu Data Privacy Framework (dotyczy transferu danych do Stanów Zjednoczonych).

Poniżej znajdziesz informacje o tym, komu przekazujemy dane oraz jak wygląda ich transfer w związku z narzędziami, których używamy do działania AnyLawyer.

Dalszy przetwarzający	Rodzaj operacji przetwarzania	Transfer poza Europejski Obszar Gospodarczy
Amazon Web Services EMEA SARL	hosting oprogramowania wraz z danymi powierzonymi - infrastruktura chmurowa (aplikacja, baza danych, pliki, kopie zapasowe, logi), porządkowanie wyników wyszukiwania modelem udostępnianym w Amazon Bedrock	nie (region Frankfurt)
Microsoft Ireland Operations Limited (Azure)	przetwarzanie treści przez modele AI (Azure OpenAI) u Klientów z płatną umową, tworzenie reprezentacji wektorowych (embeddingów) na potrzeby wyszukiwania, rozpoznawanie tekstu w skanach (OCR)	nie (regiony w UE)
OpenAI	przetwarzanie treści przez modele AI w okresach próbnych i pilotażach (PoC)	tak (USA)
Turbopuffer	indeks wyszukiwania semantycznego i pełnotekstowego (fragmenty dokumentów i embeddingi)	nie (region Frankfurt)
Clerk, Inc.	uwierzytelnianie i zarządzanie kontami Użytkowników	tak (USA)
PostHog, Inc.	analityka, nagrania sesji, diagnostyka błędów, czat w Serwisie	nie (region Frankfurt)
Google Ireland Limited	obsługa poczty e-mail (Google Workspace)	tak, istnieje możliwość

Usługi połączone przez Użytkownika. Jeżeli Użytkownik loguje się kontem Google, łączy Oprogramowanie z zewnętrzną usługą (np. Google Drive, Microsoft OneDrive lub SharePoint albo serwerem MCP wskazanym przez Klienta) lub korzysta z AnyLawyer przez dodatek do Microsoft Word albo zewnętrznego asystenta AI (np. ChatGPT), dane są wymieniane z dostawcą tej usługi w zakresie, na który zezwolił Użytkownik lub Klient. Dostawcy tych usług nie działają na nasze zlecenie. Przetwarzają dane na podstawie własnej relacji z Użytkownikiem lub Klientem, zgodnie ze swoimi politykami prywatności.

§8. Uprawnienia osób, których dane dotyczą

Gdy piszemy o uprawnieniach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, odnosimy się do niżej opisanych uprawnień:

• dostępu do danych;
• sprostowania danych;
• żądania usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania danych;
• przenoszenia danych - w zakresie w jakim dane są przetwarzane na podstawie umowy lub zgody Użytkownika Serwisu;
• cofnięcia zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem;

a także:

• wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych osobowych na podstawie uzasadnionego prawnego interesu Administratora - w tym celu należy wskazać szczególną sytuację, która uzasadnia zaprzestanie przetwarzania objętego sprzeciwem;

W zakresie danych, które przetwarzamy na zlecenie Klienta (§5), żądania najlepiej kierować bezpośrednio do Klienta jako administratora. Jeśli takie żądanie trafi do nas, przekażemy je Klientowi.

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do założenia konta i korzystania z Oprogramowania, a w przypadku kontaktu z nami - do udzielenia odpowiedzi. Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.

Jeżeli Użytkownik Serwisu uważa, że przetwarzanie danych jest niezgodne z przepisami prawnymi, Użytkownik ma prawo do wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych, do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Dane kontaktowe można znaleźć na stronie internetowej organu nadzorczego: https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt.

§9. Pliki cookies i inne podobne technologie

Używamy plików cookies, czyli małych plików zapisywanych na Twoim urządzeniu końcowym, oraz podobnych technologii, takich jak pamięć lokalna przeglądarki. Pozwalają one przeglądarce wymieniać informacje z naszym serwisem, co poprawia komfort przeglądania strony. Dla większej jasności, stosowane przez nas pliki cookies dzielimy według trzech kryteriów.

RODZAJE PLIKÓW COOKIES

Pod względem okresu żywotności, rozróżniamy dwie kategorie plików cookies:

• pliki sesyjne – istniejące do końca danej sesji,
• pliki trwałe – istniejące po ukończeniu sesji.

Pod względem rozróżnienia podmiotu administrującego plikami cookies, wyodrębniamy:

• pliki cookies własne (administratora danych osobowych),
• pliki cookies podmiotów trzecich.

Pod względem celów stosowania plików cookies, rozróżniamy ich trzy kategorie:

• pliki niezbędne – pliki te umożliwiają prawidłowe działanie Serwisu oraz jego podstawowych funkcjonalności, np. pliki cookies uwierzytelniające lub zabezpieczające. Bez ich zapisania na urządzeniu, korzystanie z Serwisu będzie niemożliwe. Pliki te umożliwiają w szczególności uwierzytelnianie Użytkowników Serwisu, identyfikację zalogowanego Użytkownika Serwisu, przechowywanie i odświeżenie tokenu sesji oraz bezpieczne łączenie integracji. Pliki niezbędne są naszymi plikami własnymi, część z nich zapisuje nasz dostawca uwierzytelniania (Clerk).

• pliki funkcjonalne – pliki umożliwiające zapamiętanie wybranych przez Ciebie ustawień i dostosowanie Serwisu do potrzeb i preferencji Użytkownika, np. w zakresie wybranego języka, układu aplikacji oraz funkcjonowania czatu. Pozwalają one nam na poprawę funkcjonalności i wydajności Serwisu. Bez ich zapisania na urządzeniu, korzystanie z niektórych funkcjonalności Serwisu będzie ograniczone. Pliki funkcjonalne mogą być plikami własnymi lub plikami administrowanymi przez podmioty trzecie.

• pliki analityczne – pliki i dane zapisywane w przeglądarce przez narzędzie PostHog. Pozwalają rozpoznać przeglądarkę podczas kolejnych wizyt, zrozumieć, w jaki sposób użytkownicy korzystają z Serwisu i Oprogramowania (np. liczba odwiedzin, źródła ruchu, odwiedzane podstrony, kliknięcia), nagrywać sesje i diagnozować błędy. W przypadku zalogowanych Użytkowników dane te są powiązane z kontem (identyfikator, adres e-mail, organizacja). Dane analityczne przechowuje PostHog na serwerach we Frankfurcie.

Nagrania sesji odtwarzają przebieg wizyty w Serwisie i Oprogramowaniu: ruchy kursora, kliknięcia, przewijanie oraz elementy wyświetlane na stronie. Treść wpisywana w pola formularzy jest maskowana. Nagrania przechowujemy przez 30 dni i wykorzystujemy do wykrywania błędów i poprawy użyteczności. Aktualną informację o plikach cookies zapisanych przez Serwis można znaleźć w ustawieniach przeglądarki.

ZARZĄDZANIE ZGODĄ NA WYKORZYSTANIE PLIKÓW COOKIES

Wykorzystanie plików cookies innych aniżeli skategoryzowane jako niezbędne, wymaga uprzedniej zgody Użytkownika Serwisu. Zgoda na przetwarzanie plików cookies jest dobrowolna i może zostać wyrażona za pomocą ustawień oprogramowania (przeglądarki internetowej) zainstalowanego w wykorzystywanym przez Użytkownika Serwisu telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym. Zgodę można w każdej chwili cofnąć, usuwając pliki cookies i blokując ich zapisywanie w ustawieniach przeglądarki. Należy jednak pamiętać, że brak zgody na wykorzystywanie niektórych plików cookies może spowodować ograniczenia w korzystaniu z Serwisu i jego funkcjonalności, a zablokowanie plików niezbędnych uniemożliwi zalogowanie się do Oprogramowania.

LOGI SERWERA

Przetwarzamy dane takie jak adres IP Użytkownika Serwisu, data i czas żądania, adres odwiedzanej podstrony oraz informacje o przeglądarce internetowej i systemie operacyjnym. Wykorzystujemy je do administrowania Serwisem, zapewnienia jego bezpieczeństwa i diagnozowania błędów. Logi serwera przechowujemy przez 30 dni.

§10. Zmiany polityki prywatności i plików cookies

Możemy zmieniać treść tej Polityki. Każda nowa wersja staje się obowiązująca w momencie jej publikacji w naszym serwisie.

Dokładamy wszelkich starań, aby analizy i dokumenty generowane przez AnyLawyer były rzetelne. Pamiętaj jednak, że technologia AI opiera się na algorytmach przetwarzania danych i może generować błędy. Treści te mają charakter wspierający i nie stanowią porady prawnej. Ostateczna weryfikacja wyników pracy oprogramowania oraz decyzja o ich wykorzystaniu należy do użytkownika.