Przewodnik administratora: dokumenty organizacji i statystyki
Ten przewodnik jest dla administratorów organizacji, którzy odpowiadają za wspólną bazę wiedzy i monitorowanie użycia platformy.
Dla kogo jest ten przewodnik?
Dla użytkowników z rolą Administrator w organizacji. Tylko administrator:
- zarządza dokumentami organizacji,
- konfiguruje integracje organizacyjne,
- ma dostęp do panelu statystyk organizacji.
Część I: Dokumenty organizacji
Dokumenty organizacji to wspólne zasoby, które można dołączać do wielu projektów.
Kiedy używać dokumentów organizacji?
- Gdy dokument ma służyć wielu zespołom lub sprawom.
- Gdy chcesz mieć jedno źródło prawdy dla polityk i standardów.
- Gdy często powtarzają się te same materiały referencyjne.
Typowe przykłady:
- wzory umów i pism,
- procedury kancelarii,
- wewnętrzne polityki zgodności,
- instrukcje operacyjne.
Jak dodać dokument organizacji?
- Otwórz Admin Tools → Organization Documents.
- Kliknij „Add documents”.
- Wybierz pliki i zatwierdź upload.
- Poczekaj na przetworzenie.
System obsługuje te same formaty i limity co dokumenty projektowe (w tym limit 100 MB na plik).
Statusy przetwarzania
- processing — trwa konwersja/OCR/indeksowanie,
- processed — dokument gotowy do użycia,
- failed — przetwarzanie nie powiodło się (zwykle pomaga ponowny upload pliku).
Ważne: dokument organizacji nie działa „globalnie” automatycznie
Po dodaniu dokumentu do biblioteki organizacji członkowie zespołu nadal muszą włączyć go w konkretnym projekcie (sekcja „Connected Sources” w projekcie).
To pozwala kontrolować kontekst i ograniczać szum przy wyszukiwaniu.
Standard operacyjny (rekomendowany)
- Wprowadź spójne nazewnictwo, np.
POL-,WZOR-,PROC-. - Raz w miesiącu sprawdź, które pliki są przestarzałe.
- Zamiast trzymać duplikaty, aktualizuj jeden kanoniczny dokument.
- Dla zmian krytycznych komunikuj zespołowi, które dokumenty trzeba ponownie dołączyć w projektach.
Część II: Statystyki organizacji
Statystyki pomagają ocenić adopcję i obciążenie zespołu.
Gdzie je znaleźć?
Admin Tools → Organization Stats
Co mierzy dashboard?
| Metryka | Co oznacza |
|---|---|
| Users Active | liczba użytkowników, którzy tworzyli projekty |
| Documents Uploaded | liczba nowych dokumentów dodanych w zakresie dat |
| Topics Created | liczba nowych tematów (rozmów) |
| Messages Sent | liczba wiadomości użytkowników |
Dodatkowo:
- wykres dziennej aktywności (tematy + wiadomości),
- ranking najbardziej aktywnych użytkowników,
- filtr zakresu dat.
Jak interpretować dane praktycznie?
Dużo tematów, mało wiadomości
Może oznaczać testowanie i porzucanie wątków. Warto dopracować onboarding i przykładowe prompty.
Skok wiadomości bez wzrostu dokumentów
Zespół intensywnie pracuje na istniejącej bazie. Dobry moment na optymalizację promptów i szablonów pytań.
Wzrost dokumentów, brak wzrostu aktywnych użytkowników
Biblioteka rośnie, ale adopcja nie nadąża. Potrzebne może być szkolenie zespołu lub lepsze scenariusze użycia.
Miesięczny rytm administracyjny (prosty playbook)
- Ustaw zakres dat na ostatnie 30 dni.
- Sprawdź top użytkowników i trendy aktywności.
- Porównaj przyrost dokumentów do liczby zapytań.
- Zidentyfikuj 2-3 obszary do poprawy (onboarding, jakość dokumentów, praktyki zespołu).
- Ustal konkretne działania na kolejny miesiąc.
Najczęstsze problemy
Nie widzę panelu dokumentów organizacji lub statystyk.
Konto nie ma roli administratora.
Dokument organizacji jest dodany, ale AI go nie uwzględnia.
Dokument musi zostać włączony w konkretnym projekcie.
W statystykach widać „0”, mimo że zespół pracował.
Sprawdź zakres dat i strefę czasu przy interpretacji danych.